Bookmark and Share     English   

Referat - bestyrelsemøde den 16. januar 2019

Referat fra bestyrelsesmødet, onsdag 16. januar kl. 19. afholdt i fælleshuset.

Tilstede var Erling Andersen, Leif Hemmsen, Palle Knudsen, Helle Melgaard og Bente Madsen

1. Godkendelse af referat fra sidste møde.
Godkendt

2. Havnefogeden.
Bent ønsker ikke længere at varetage opgaven ifh. rengøring hvorfor denne opgave er taget ud af kontrakten. Der er sket lønreduktion hvorfor der er lavet et tillæg til eksisterende kontrakt

3. Rengøring fremover.
Elena har tilbudt at varetage opgaven igen, hvilket bestyrelsen er yderst tilfreds med, da Elena er rigtigt god til at varetage opgaven.
Der skal laves ansættelseskontrakt som Helle og Leif får formuleret. Lønudbetalingen varetages af Helle.
Elena starter den 4. februar, da der er opstået et behov for at gøre rent engang om ugen da vi også har besøg af autocampere vinterdage.
Bente laver en plan for optrapning af rengøringen og der er forlods aftalt med Elana, at det kan blive nødvendigt at gøre rent to gange dagligt i baderummene i højsæsonen, hvis besøgstallene i havnen bliver de samme som, sommeren 2018.
Bente har indkøbt rengøringsmidler m.m. og der skal laves et skab ved Herretoilettet så man ikke skal løbe frem og tilbage med kost og spand.

4. Vedtægtsændringsforslaget vedr. stemmeret på generalforsamlingen.
Vedtægtsændringsforslag stillet af bestyrelsen
• Beslutninger på generalforsamlinger træffes ved simpelt flertal blandt de fremmødte.
• Der kan kun tilkomme enhver tilstedeværende stemmeberettiget én stemme pr. bådplads man er pladslejer, og kontingentbetalende af. Det betyder, at har man flere bådpladser, har man én stemme pr. bådplads hvortil der betales kontingent.
• Har man både ejendom, der bebos af ejeren, i Faldsled mellem Møllebækken og Hattebækken (i det følgende kaldet imellem bækkene) og bådplads, har man stadig kun en stemme pr. bådplads hvortil der betales kontingent, dette uanset hvem i husstanden der står som lejer af bådpladsen, og ejer af ejendommen
• Har man ejendom imellem bækkene, der er beboet af ejeren, og ingen bådplads har man en stemme pr. husstand. For at være stemmeberettiget skal man da kunne dokumentere at, man er ejer af, og er tilmeldt folkeregisteret på nævnte ejendom.
• Har et medlem flere ejendomme imellem bækkene har man ligeledes kun en stemme da man skal have folkeregisteradresse på en af de ejendomme man ejer.
• Hvis man har man stemmeret, er man også opstillingsberettiget til valg til bestyrelsen.
• Til ændringer af vedtægter kræves dog et flertal på 3/4 af de fremmødte. Forslag til vedtægtsændringer skal annonceres i den lokale ugeavis mindst 14 dage før en generalforsamling.
• Ønsker et medlem stille et ændringsforslag til vedtægterne skal dette derfor tilgå bestyrelsen inden den 1. februar således det kan annonceres i den lokale ugeavis sammen med indkaldelsen til generalforsamlingen.
• Til foreningens opløsning kræves mindst 2/3 majoritet af samtlige foreningens medlemmer. Er 2/3 af medlemmerne ikke til stede ved generalforsamlingen, skal bestyrelsen indkalde til en ny generalforsamling, der skal holdes senest 2. måneder efter den første generalforsamling og hvor foreningens opløsning kan vedtages med 2/3 af de fremmødtes stemmer.
Begrundelse for vedtægtsændringsforslaget: Forslaget er en præcisering af den praksis der har været anvendt igennem årene, men som ikke er tydelig beskreven i vedtægterne for nuværende, hvorfor bestyrelsen med dette ændringsforslag har prøvet at tydeliggøre praksis.
5. Endelig godkendelse af vedtægtsændringsforslaget vedr. bestyrelsen tavshedspligt.
Vedtægtsændring stillet af bestyrelsen, gældende for Faldsled havn.
Bestyrelsens ansvar og tavshedspligt.
• Faldsled havn har status som Privatretligt organiseret havn, og er derfor omfattet af den Selskabsretlige tavshedspligt - og evt. straffelovens tavshedspligtregler, gældende for bestyrelsesmedlemmerne.
• Det er strafbart ikke at overholde tavshedspligten for bestyrelsesmedlemmer.
• Som bestyrelsesmedlem må man derfor ikke videregive personfølsomme oplysninger om andre uden forudgående accept. Medlemmerne af bestyrelsen har derfor som udgangspunkt tavshedspligt, når det drejer sig om personfølsomme oplysninger, eksempelvis manglende kontingent betaling.
• Tavshedspligten gælder ikke for Bestyrelsen som vidt muligt informere om alt, der kan have relevans for de enkelte pladslejere. Det være sig oplysninger om, hvad bestyrelsen arbejder med eller mere praktiske informationer såsom, at der er bestilt en håndværker til en bestemt opgave.
• Da Eksklusion af et medlem har relevans for andre pladslejere skal dette også informeres ud til de resterende medlemmer, dog uden at nævne oplysninger, der kan relatere til hvilken pladslejere det omhandler.
• Bestyrelsen skal sikre inden bestyrelsesreferaterne læggers ud på havnens hjemmeside, at evt. personfølsomme oplysninger er anonymiseret.
• Beder en pladslejer om at få aktindsigt i bestyrelsens referater eller andre af foreningens dokumenter skal dette gives. Personfølsomme oplysninger om andre pladslejere skal anonymiseres inden aktindsigten sker.. Pladslejere har ret til at læse referatet/dokumenterne på et anvist sted, men har ikke krav på, at bestyrelsen kopierer og udleverer dokumenterne.
Begrundelse for at overstående vedtægtsændringsforslag er stillet, er den nye persondataforordning som kræver at tavshedspligten skrives ind i vedtægterne.

6. Henvendelse fra kajakklubben vedrørende forlængelse af kajakbroen i samarbejde med Kajak Klubben, Faldsled Kro, og andre interessepartnere.
Kajakklubben har talt med Kroen om kajak Broen. Kroen er interesseret i forlængelse ifb med flyvning til og fra kroen. Kroen vil gerne investere i dette og det samme har Broby efterskole tilkendegivet.
Bestyrelsen er imødekommende, men ønsker forslaget med skitse og økonomien omkring projektet til drøftelse, inden der endelige tages stilling til forslaget.

7. Henvendelse fra et medlem vedrørende etablering af en "Stormflodsstøtte".
En rigtigt god ide med en stormflodspæl hvorpå der kan sætte skilte med dato og vandstand når der har været stormflod.

8. Stikord til beretningen på generalforsamlingen.
Bestyrelsen har drøfte hvilke emner beretningen skal rundt omkring. Erling laver beretningen.

9. Annonce i ugeavisen.
Udkast godkendt. Alle vedtægtsændringsforslagene skal ligeledes i avisen sammen med indkaldelsen til generalforsamlingen. Af annoncen skal det også fremgå at hensatte stativer og vogne bliver fjernet fra havnens område såfremt stativerne/ vognene ikke er mærket med navn og tlf inden den 26. marts.

10. Mail til medlemmerne vedr. vedtægtsændringsforslagene.
Bente rundsender en mail om tidsfristen for indlevering af evt. vedtægtsændringsforslag til bestyrelsen, fra medlemmerne.

11. Ordstyrer til generalforsamlingen.
Leif spørger Torben Søndergaard om han vil varetage opgaven.

12. Økonomi.
Helle mangler liste over de vedligeholdelsesopgaver hvor der skal ske en større Investering for at kunne lave regnskabet færdig:
Mastekranen skal laves, hvilket er en hasteopgave. Der skal ske en renovering af det røde hus. Der er en del el arbejde der skal laves efter oversvømmelse da bro 1-2 og inderhavnen er uden strøm.
Der bliver ikke penge til at få lavet det store vinduesparti i fælleshuset i år.

13. Arbejdsopgaver / frivilligt arbejde inden sæsonstart bla. Flytning af vaskemaskine/ tørretumbler.
Palle g Leif har styr på de opgaver der presser sig på. Havnens skal rengøres efter oversvømmelsen, da der er kommet mange mærkelige ting op sammen med vandet.

14. Registrering af policer.
Bente modtager løbende policer samt kvitteringer på medlemmernes ansvarsforsikring. Disse henlægges i foreningslet og oplysningerne behandles efter de retningslinjer den nye persondataforordning anviser.

15. Flytning af printer fra havnefogedkontoret.
Sekretæren har brug for en professionel printer hvorfor printeren fra havnekontoret flyttes hjem til Bente for at lette hendes arbejde samt bringe omkostningerne ned ifb. Med print.

16. Evt.
• Helle og Leif har fået nøgler til havnens lokaler.
• Bente har indberettet besøgstallene til Flid. Der har været 804 både samt 502 autocampere. Et meget fint besøgstal for havnen.
• Den 5. april sættes de store både i. Man kan kontakte Palle Knudsen hvis man gerne vil i den pågældende dag.
• Palle laver en plan over el arbejde der SKAL, af nødvendig, pågå inden for de næste par år.
• Sejlklubben har isætning den 14. april.
• Bente poster indkaldelse til generalforsamling til de medlemmer der ikke har mail. Bestyrelsen opfordrer dog medlemmerne til at etablere en mailadresse, da det er omkostningstungt at sende breve ud.

Faldsled havn  | faldsled.havn@gmail.com