Bookmark and Share     English   

Referat - bestyrelsemøde den 6. november

Referat af bestyrelsesmødet den 6. november kl. 19 i fælleshuset.
1. Godkendelse af referat fra sidst.
Ingen bemærkninger.

2. Vedligeholdelsesplan frem til 2021.
Bente udfylder vedligeholdelsesplanen som lægges ud på hjemmesiden. Der er en del hasteopgaver da der ikke er lavet meget på havnen i år. Der er penge til at få tingene bragt i orden i år.
 
Nedlukning af fælleshuset:
Det oplyses at det aldrig lukkes ned og vi skal fastholde at det er åbent som en service for autocamperne. Det skal gøres rent engang om ugen.
Bente er påbegyndt afkalkning af baderummene i fælleshuset, da dette var påkrævet da det ikke er gjort i løbet af sæsonen.
Bente indkøber et blandingsbatteri til vasken ved puslebordet som længe har været i stykker. ( er sket og Kurt C har sat det op)

4. Herretoilettet:
Herretoilettet skal rengøres som fælleshusets baderum for kalk inden nedlukningen. Bente indkøber et nyt toiletbræt, da det er påkrævet, at det bliver skiftet ud. (er sket og Kurt C har sat det op)

5. Sidste nyt vedr. Drift og vedligeholde ved Leif og Palle.
Der Indkaldelse frivillige til opgaver der skal løses i 2018 den 24 / 25 nov. Bente rundsender en mail til medlemmerne, hvilket er sket. Leif og Palle fordeler opgaverne den pågældende weekend.
Legepladsen bliver lagt ned da situationen var kritisk ifh til at gyngestativet som er ved at falde fra hinanden. Dette er gjort søndag den 11. nov. Hvor der var lejet en entreprenørmaskine til formålet. Samtidig bliver alle rammerne omkring sandkassen og gyngestativet også bortskaffet, samt rammen ved den tidligere legeplads ved kiosken.
Palle, Britt og Flemming har fået dette gjort og alt træet er bortskaffet.
 
 Budget opfølgning ved Helle.
Indtjeningen har været god i år og der er fortsat penge tilbage til drift og vedligeholdelse både til lands og til vands.
Helle arbejder på at dele punktet administration og bestyrelsesomkostninger op i flere underpunkter for at skabe forståelse og indsigt i hvad pengene bruges til. Medlemmerne kan få den opfattelse af bestyrelsen bruger store summer, hvilket langt fra er tilfældet da de fleste omkostninger går til driften af automaten, licenser til diverse administrative programmer, internet på havnen, afvikling af generalforsamlinger, lønafregningsfest for medlemmerne samt advokat bistand.

7. Dato for generalforsamlingen.
Det bliver den 26. marts kl. 1930 i Sognegården i Svanninge som vanlig,
8. Formulering af vedtægtsændring ifh. Til tavshedspligten ang. Den nye persondataforordning.
Bestyrelsen stiller følgende vedtægtsændring:
Vedtægtsændring stillet af bestyrelsen, gældende for Faldsled havn.
Bestyrelsens ansvar og tavshedspligt.
Faldsled havn har status som Privatretligt organiseret havn, og er derfor omfattet af den Selskabsretlige tavshedspligt - og evt. straffelovens tavshedspligtregler, gældende for bestyrelsesmedlemmerne.
Det er strafbart ikke at overholde tavshedspligten for bestyrelsesmedlemmer.
Som bestyrelsesmedlem må man derfor ikke videregive personfølsomme oplysninger om andre uden forudgående accept. Medlemmerne af bestyrelsen har derfor som udgangspunkt tavshedspligt, når det drejer sig om personfølsomme oplysninger, eksempelvis manglende kontingent betaling.
Tavshedspligten gælder ikke for Bestyrelsen som vidt muligt informere om alt, der kan have relevans for de enkelte pladslejere. Det være sig oplysninger om, hvad bestyrelsen arbejder med eller mere praktiske informationer såsom, at der er bestilt en håndværker til en bestemt opgave.
Da Eksklusion af et medlem har relevans for andre pladslejere skal dette også informeres ud til de resterende medlemmer, dog uden at nævne oplysninger, der kan relatere til hvilken pladslejere det omhandler.
Bestyrelsen skal sikre inden bestyrelsesreferaterne læggers ud på havnens hjemmeside, at evt. Personfølsomme oplysninger er anonymiseret.
Beder en pladslejer om at få aktindsigt i bestyrelsens referater eller andre af foreningens dokumenter skal dette gives. Personfølsomme oplysninger om andre pladslejere skal anonymiseres inden aktindsigten sker.. Pladslejere har ret til at læse referatet/dokumenterne på et anvist sted, men har ikke krav på, at bestyrelsen kopierer og udleverer dokumenterne.

9. Besvarelse af mail fra medlem.
Erling svarer medlemmet. Spørgsmålet fra medlemmet gør det nødvendigt at vi laver en vedtægtsændrings forslag til den kommende generalforsamling således det bliver præciseret hvem der har stemmeret ved en generalforsamling samt hvor mange stemmer man har som husejer / bådlejere.

10. Referat af mødet med Faaborg Midtfyn kommune vedr. lokalplan.
Bestyrelsen har afholdt møde med Faaborg Midtfyn kommune vedr. etablering af lokalplan for havnen.
Konklusionen ad mødet var: At Kommunen har søgt kystdirektoratet om lov til at administrere strandbeskyttelsen loven. Denne ansøgning bliver behandlet af kystdirektoratet, det første kvartal i 2019. Derefter går arbejdet med udformning af lokalplanen i gang. Et arbejde der vil foregå indtil slutningen af 2020. Beklager, men det betyder, at der intet kan ske på havnen frem til udgangen af 2020 når det omhandler etablering af bygninger (nye toiletforhold) og vi har allerede nu fået besked på, ingen bygninger må rives ned. Den allerede bestående bygningsmasse skal renoveres hvis vi ønsker at gøre noget.
Vi modtager senere et link ( vejledning i landzone administration) som vil blive sendt til alle medlemmerne som ” godnatlæsning” når vi får dette tilsendt fra kommunen.
Vi håber blot at vi får lov til at bevare Kajakskjul imens processens pågår.

11. Misligholdelse af havnen ifh. Til forsikringsdækning.
Bente har fået oplyst at vores ansvarsforsikring ikke dækker hvis folk kommer til skade på havnens areal hvis tingene er misligholdt. Der bliver bestilt skilte hvorpå der står at det er på eget ansvar at færdes på havnens areal.

12. Eventuelt.
• Vi skal have dokumentationen i orden ifh. til at alle bådlejere har ansvarsforsikring som er påkrævet, samt at der er betalt derfor. Bente sender mail ud til medlemmerne og henlægger police og kvittering fra hvert medlem i foreningslet som vi har en persondataforordningsaftale med ifh til behandling af personfølsomme oplysninger. (Dette er sket og medlemmerne er rigtigt flinke til at sende begge dele retur)



Faldsled havn  | faldsled.havn@gmail.com